Levar o café ao chefe? Não! Tomar café com o chefe!

Para lutar contra a falta de tempo, alguns dirigentes optaram por fazer do café atinal um momento de ''reunião'' para preparação do dia e revisão da agenda de trabalho.
A máquina de café está cada vez mais a substituir a secretária para servir o café na sala de reuniões. Entraram os novos executivos da Era da globalização, interessados em ter como braço direito alguém que possa acompanhá-los às reuniões - uma auxiliar versátil, com visão dos negoócios da empresa, vocação inata para relações públicas e uma capacidade extraordinária para evitar complicações.
As funcionárias do passado deram lugar a executivas, que se movimentam com grande à vontade nos pontos mais altos das hierarquias empresariais e são peritas em trazer às chefias soluções em vez de problemas. Percebendo muito rapidamente a revolução que a vaga infomática e a economia global significa para a dinâmica das organizações, trataram de aperfeiçoar o domínio de línguas estrangeiras e submeteram-se a uma atualização de conhecimentos informáicos que lhes permitiu integrarem-se em pleno na nova sociedade da informação - por vezes mesmo antes dos seus ''chefes''.
Hoje quem está no ramo sabe que tem de estar atenta às necessidades da chefia, antecipando soluções e resultados, sendo cada vez mais proativo/a.

Fonte: nº2, pp 8-9, Secretária Executiva, 2º trimestre de 2002

Como organizar e gerir o secretiariado

Tarefas Rotineiras do secretariado

·         Verificar e compatibilizar a sua agenda com a do chefe

·         Assegurar que as reuniões agendadas estão confirmadas e devidamente preparadas

·         Certificar-se que os documentos do dia anterior estão devidamente arquivados

·         Separar, planear e organizar o trabalho do dia

·         Fazer o levantamento e entrega da correspondência e os telefonemas urgentes

·         Dar seguimento ao trabalho administrativo como a assinatura e expedição de cartas, envio de cheques e faturas, fotocopiar e arquivar documentos

·         Pôr em dia o trabalho atrasado

Secretária-rececionista

Atendimento ao visitante: Pergunte educadamente quem é e o que pretende. Passe

rapidamente as informações ao destinatário. Se a reunião estiver atrasada acompanhe

pessoalmente o visitante à sala de espera e pergunte se deseja água, café, etc.

• Limpeza das salas: Pertence à secretária-rececionista a tarefa de zelar para que a

sala de espera esteja limpa e arrumada. Verificar se as revistas e os jornais são recentes.

E ter especial atenção à limpeza dos cinzeiros e à frescura das flores.

• Segurança: Não permita a entrada de pessoas não autorizadas e cuidado com os

embrulhos suspeitos ou a correspondência sem remetente. A secretária-rececionista é

a primeira responsável pelo cumprimentos das normas de segurança da empresa.

• Agenda de contactos: Listas com o nome e função dos colaboradores, é suposto possuir outras listas de contactos frequentes como táxis, serviços rápidos de entregas, etc.

 

Apoio administrativo

Informática. A secretária tem de dominar perfeitamente o software informático, nomeadamente os programas de processamento de texto (quer ao nível das funções de estilo e formato do documento bem como outras funções de edição como a inserção de imagens e logótipos, corretor ortográfico, etc). E também saber utilizar outras ferramentas como o correio eletrónico, Internet, folhas de cálculo e apresentações em PowerPoint.

• Arquivo. Apesar de aparentemente parecer uma tarefa fácil, fazer um bom arquivo

requer sistematização e organização. O principal teste à sua eficácia é a sua facilidade

de consulta por outras pessoas, que não a secretária. O mais importante no arquivo são

os itens de classificação de documentos (ordem alfabética, numérica, geográfica, por

assunto, autor, etc.) Mais uma vez é essencial o domínio de ferramentas informáticas.

• Reuniões. É necessário saber distinguir entre reuniões correntes das reuniões de

âmbito estratégico que exigirão mais cuidado na preparação. Nestas o papel da

secretária é decisivo. Quer na fase preparatória (marcação de sala, de presenças, envio

de documentação de suporte, etc); quer no próprio dia da reunião (acompanhamento

dos trabalhos), quer na fase posterior (envio de minutas, documentos de síntese, etc).

• Gestão da informação. Uma das suas tarefas mais importantes da secretária é a de

saber recolher e distribuir informação. A secretária é, em qualquer empresa, um

verdadeiro centro de informação. Convém, por isso, criar mecanismos pessoais de

organização dessa informação de forma a poder responder rapidamente a pedidos

inesperados. E criar mecanismos de proteção de informação confidencial.

 

Novas exigências

Assuntos jurídicos: É necessário que a assistente tenha uma noção geral do regime

de contratos de trabalho e dos direitos e deveres dos trabalhadores. Em caso de

dúvidas deverá ter uma boa rede de contactos de especialistas em assuntos como:

despedimentos, novos contratos, seguros, férias, faltas justificadas ou injustificadas.

 

• Novas tecnologias: Caso não tenham competências específicas nesta área é inevitável

que as ganhem rapidamente frequentando, por exemplo, cursos intensivos de formação.

 

• Controlo financeiro: Alguns diretores investem na gestão financeira diária da sua

empresa às assistentes. Estas têm obrigação de saber elaborar e controlar orçamentos,

analisar extratos bancários, emitir cheques, calcular impostos ou fazer transferências

bancárias. Espera-se que uma assistente eficaz detete eventuais irregularidades na

faturação ou que alerte o seu diretor para os gastos excessivos ou inúteis.

 

• Serviços externos.: A assistente deverá manter uma relação próxima com todas as

prestadoras de serviços externas à empresa. São exemplos as agências de viagens, as

empresas de aluguer de automóveis, as companhias aéreas; os hotéis, serviços de

limpeza, entregas rápidas, restauração, etc. No caso das viagens será importante estar

particularmente atenta a questões como os passaportes, vistos, tarifas ou câmbios.

 

• Procedimentos comerciais: É essencial conhecer os processos burocráticos das

diversas operações comerciais. Termos como guia de remessa, nota de encomenda,

fatura pró-forma, letras, nota de crédito, factoring, devem constar do vocabulário de

uma assistente eficaz.

 

Fonte: http://www.google.pt/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=web&cd=1&ved=0CC8QFjAA&url=http%3A%2F%2Fw3.ualg.pt%2F~jmartins%2Fgestao%2Fgerir.o.dia-a-dia%2Fsecretariado.pdf&ei=RIapUq_YAsGs7QbmqoCQAQ&usg=AFQjCNE_dbv0xrXIIBAS_dCeux3WujEcTw&sig2=Pm_OJQzGcbNXg50GXSRDqg&bvm=bv.57967247,d.Yms

O que está a mudar no papel de secretária executiva

A secretária executiva tem uma mudança de título que mostra a alteração prática que este cargo tem vindo a sofrer. A ‘’simples secretária’’, que se limitava a atender o telefone, a redigir cartas no computador, a gerir a agenda e a organizar eventos, hoje em dia deve, para além de tudo isto, planear reuniões, interagir com os clientes, com vendedores e com o público em geral, supervisionar o escritório e algum tipo de pessoal, tratar das compras… e até dar formação a outros colaboradores como estagiários ou iniciantes desta área.

Na opinião de Sónia Nunes, da Dynargie Portugal, ‘’uma secretária eficaz deve agir proativamente, desafiando o que está estabelecido sempre que acredita que há formas mais eficazes de trabalhar, manifestando uma postura assertiva e confiante; deve saber gerir situações de conflito e lidar com interlocutores de perfis muito distintos, adaptando a sua linguagem e escolhendo o melhor meio de comunicação, e como é muitas vezes o rosto e a voz da empresa, deve ter um cuidado especial com a imagem que passa, encontrando um equilíbrio entre o seu estilo próprio e aquilo que a empresa quer transmitir.’’

Fonte: ‘’As novas secretárias”, de Maria João Alexandre, Executive Digest, outubro de 2013

Para além da "simples secretária"

Tal como noutras profissões, o dia-a-dia destas profissionais supera bastante o que está previsto na descrição do seu cargo. Com a evolução tecnológica a secretária tem de se adaptar às mudanças.

Na opinião de Maria da Graça Gomes, presidente da direção da Associação de Secretárias Profissionais Portuguesas (ASP): ‘’as funções da secretária executiva continuam a ser as de assistir em todas as tarefas o gestor. Se o gestor delega muito, pode tratar-se de uma autêntica assessoria, e para isso é exigido à secretária conhecimentos de organização empresarial, marketing, recursos humanos e burótica’’

Fonte: ‘’As novas secretárias”, de Maria João Alexandre, Executive Digest, outubro de 2013

Secretariado - Profissão de Sucesso - Parte 2

Nome do autor: ETEC José Martimiano Silva - Industrial ; SBT
País de origem: Brasil
Ano: 2009
Duração: 6:17

Resumo
Este vídeo é uma entrevista a uma secretária executiva, que mostra a diferença entre o técnico de secretariado e o secretariado executivo, a sua diferença é a nível da formação. Um profissional executivo precisa de formação superior pois tem funções mais complexas e diferentes das de um técnico de secretariado.


Contribuição do Vídeo
Este vídeo abordou assuntos tratados em aula, como a discrição. A senhora (secretária exacutiva) referiu que é uma qualidade fundamental. O sigílo profissional é indispensável pois um bom profissional tem de ser confiável.


Opnião sobre o Vídeo
Foi bom para conhecermos um pocuo melhor a diferença entre um secretário técnico e um secretário executivo, mostra-nos que há, para além do técnico, uma formação a nível superior.

Fonte: http://www.youtube.com/watch?v=17YRK5bUbpk

Secretariado - Profissão de Sucesso - Parte 1

Nome do autor: ETEC José Martimiano Silva - Industrial
País de origem: Brasil
Ano: 2009
Duração: 3:54


RESUMO
Este vídeo é uma reportagem que transmite uma ideia ou mensagem da evolução e valorização (importância) de um profissional de secretariado, pois o profissional precisou de se especializar.


Contribuição do Vídeo
O vídeo mostra como as qualidades pessoais e profissional que estudámos nas aulas são indispensáveis na profissão, a relação do escria também é referida no vídeo, a profissão depois da Industriaização passou a ser exercida mais pelas mulheres porque antigaente eram mais os homens.


Opnião sobre o Vídeo
Gostei muito! Mostra-nos que a profissão é valorizada e procurada no mercado de trabalho.

Fonte: http://www.youtube.com/watch?v=KA9C_tUn47o

“Secretariado: A evolução Profissional”

A palavra secretária tem origem no latim e deriva de significados como ‘’secretarium’’/ ‘’secretum’’  (lugar retirado), ‘‘secreta’’ (particular/segredo).

O profissional de secretariado teve origem no escriba que na Era Egípcia, tinha um papel muito importante e valorizado, pois frequentava escolas importantes e tinha muitos conhecimentos em matemática, contabilidade, entre outras áreas. O cargo era exercido exclusivamente pelo sexo masculino. 
Com a Revolução Industrial e após as duas guerras mundiais, por falta de mão-de-obra masculina, a profissão voltou a aparecer e houve o surgimento da figura feminina bastante ativa na área.

As suas competências passaram de básicas, de dia-a-dia e fazer exatamente o que a direção pedia a uma maior exigência de conhecimentos, competências e um aperfeiçoamento contínuo, pois hoje o profissional tem uma posição mais independente, de tomada de decisões e escolha do que deve ou não chegar às mãos da chefia.

Embora já tenha um grande valor, os executivos ainda têm um preconceito muito presente em relação às reais capacidades do profissional de secretariado.
Com as qualificações que este tem não deve parar, deve evoluir cada vez mais, informando-se de tudo o que o rodeia acompanhar a evolução tecnológica.

Fontes:
http://www.metodista.br/secretariado/curso/historia-e-origem-da-profissao-secretaria
http://secretariando.wordpress.com/2009/06/14/historia-do-secretariado/
http://pt.scribd.com/doc/58457840/11/Secretariado-a-evolucao-profissional